Daily struggles in finance & inkoop (part 2) - Iedereen doet wat anders
Herkenbaar? Gebrek aan procesdiscipline en maverick buying zijn dagelijkse uitdagingen voor veel organisaties. In deze blog duiken we dieper in drie veelvoorkomende frustraties én hoe daarmee om te gaan.
Struggle 1: bestellingen buiten het contract om
"Ik zag je bestelling passeren – wist je dat we daar al een goede deal voor hebben via onze vaste leverancier?"
Ondanks duidelijke afspraken bestellen medewerkers bij leveranciers waarmee geen contract is afgesloten. Dit leidt tot gemiste kortingen, onduidelijke voorwaarden en een gebrek aan controle over de uitgaven.
Wat gebeurt er dan?
- Je mist afgesproken kortingen en voorwaarden.
- Het overzicht over uitgaven en leveranciers raakt zoek.
- De administratie wordt complexer en foutgevoelig.
Hoe kan het beter? Voorkom maverick buying door een bestelomgeving te creëren die medewerkers helpt de juiste keuzes te maken. Werk met catalogi van goedgekeurde leveranciers, gekoppeld aan actuele contracten en prijzen. Richt het systeem zo in dat het automatisch de juiste stappen en goedkeuringen volgt, afhankelijk van bijvoorbeeld het bestedingsbedrag of de afdeling. Door alleen relevante opties te tonen en vrije invoervelden te beperken, voorkom je afwijkingen. Met realtime inzicht in bestellingen zie je direct waar bijsturing nodig is. Zo wordt het gewenste gedrag vanzelf de makkelijkste route. Benieuwd naar onze webinar over maverick buying? Bekijk hem dan hier.
Struggle 2: complexe bestelapplicaties
"Elke keer opnieuw vraag ik me af: hoe werkte het ook alweer?"
Een te complex of technisch systeem schrikt gebruikers af. Ze zoeken alternatieve routes, wat leidt tot inconsistente processen en frustratie.
Wat merk je daarvan?
- Lage adoptie van het systeem.
- Gebruikers vinden workarounds buiten het systeem om.
- Frustratie en fouten nemen toe.
Hoe los je dit op? Kies voor software die ontworpen is met de eindgebruiker in gedachten: intuïtief in gebruik, met heldere workflows en een logische interface. Wanneer medewerkers moeiteloos hun weg vinden, neemt de frustratie af en stijgt de adoptie vanzelf. Combineer dit met goede onboarding en persoonlijke support, zodat gebruikers zich gesteund voelen vanaf dag één. Vertrouwen en gebruiksgemak gaan hand in hand — en vormen samen de basis voor succes.
Struggle 3: tijdsintensieve bestelprocessen
“Het kost me zo veel tijd en moeite om iets te bestellen, en ik moet nog zoveel doen voor mijn eigen job!”
Als bestellen te veel tijd kost, zoeken medewerkers snellere (maar ongewenste) routes. Dit leidt tot fouten, frustratie en tijdsverlies.
Wat zijn de gevolgen?
- Medewerkers besteden onnodig veel tijd aan administratieve taken.
- Fouten en dubbele bestellingen komen vaker voor.
- De focus op kerntaken vermindert.
Hoe werk je efficiënter? Zorg dat bestellen geen drempel vormt, maar een vanzelfsprekende handeling wordt. Door gebruik te maken van punch-out catalogi en slimme automatisering, hoeft de medewerker alleen nog te kiezen wat nodig is — de applicatie regelt de rest. Zo blijft de focus op het echte werk, terwijl het bestelproces snel, foutloos en compliant verloopt. Bekijk onze demo over interne webshops.
Hoe krijg je grip op je inkoopproces?
Herken je deze situaties? Dan is het tijd om kritisch te kijken naar hoe je bestelproces is ingericht. Door te kiezen voor een gebruiksvriendelijke aanpak die medewerkers ondersteunt in plaats van belemmert, groeit de betrokkenheid en neemt de discipline toe. Bestellingen verlopen volgens afspraak, het overzicht keert terug, en onverwachte kosten blijven uit.
Kortom: als iedereen hetzelfde proces volgt, wordt het werk een stuk eenvoudiger — en precies daar is onze finance- en inkoopsoftware voor gemaakt.
Let's get in touch!
Meer weten over Anchr's inkoopsoftware?
Neem dan even contact op en we horen elkaar snel!