Daily struggles in finance & inkoop (part 1) - Wat als je geen overzicht en grip houdt op je inkopen?
Herkenbaar? Je bent niet alleen. Grip en overzicht in het inkoopproces blijven voor veel organisaties een dagelijkse uitdaging. In (deel 1 van) deze blog duiken we dieper in de 3 grootste frustraties én hoe je daar eindelijk komaf mee maakt.
Struggle 1: de zoekgeraakte inkoopaanvraag
"Waar is die bestelaanvraag van vorige week? Die van team ICT? Of was het facilitair?"
Dit schreeuwt om een gestandaardiseerd aanvraagproces. Aanvragen worden nog steeds via mail of zelfs mondeling gedaan. Gevolg? Zodra de collega die het heeft doorgegeven niet op zijn plek zit, is er niemand die weet wat er besteld moet worden – laat staan waarom of bij wie.
Wat gebeurt er dan?
- Bestellingen blijven liggen of komen dubbel binnen.
- Afdelingen raken gefrustreerd omdat ‘er niks gebeurt’.
- Finance krijgt facturen zonder dat er formeel iets is aangevraagd.
Hoe kan het beter? Een centraal systeem voor aanvragen met duidelijke autorisaties en zicht op lopende aanvragen. Zodat je als organisatie weet wat er speelt – én wie waarvoor verantwoordelijk is. Wil je meer weten over automatische goedkeuringsflows? Bekijk hier onze demo.
Struggle 2: Iedereen z’n eigen manier van werken
“Zo doen wij dat altijd.”
“Wij hebben een Excelletje.”
“Wij sturen gewoon een mailtje naar inkoop.”
Zonder centrale afspraken ontstaat er versnippering. Elke afdeling heeft zijn eigen trucjes, systemen of werkafspraken. En dat lijkt misschien handig, maar het maakt het proces ondoorzichtig en foutgevoelig.
Wat merk je daarvan?
- Finance en inkoop zijn constant bezig met dubbelchecken en corrigeren.
- Nieuwe medewerkers moeten per afdeling opnieuw leren hoe het ‘hier werkt’.
- Leveranciers krijgen gemixte signalen en raken het spoor bijster.
Hoe los je dit op? Zorg voor één uniforme werkwijze met een centrale applicatie. Daarmee werk je allemaal op dezelfde manier – met genoeg flexibiliteit om per afdeling maatwerk te bieden, maar zonder chaos.
Struggle 3: Budget? Geen idee!
“Wat heeft team office management vorige maand uitgegeven?” “Eh… dat moeten we even uitzoeken.”
Hoezo wordt pas aan het einde van de maand (of later) duidelijk hoeveel er is uitgegeven? Vaak door spreadsheets te openen, mailtjes na te lezen of rapporten te exporteren uit verschillende systemen. Echt grip krijg je zo nooit.
Wat zijn de gevolgen?
- Je loopt achter de feiten aan.
- Budgethouders kunnen niet bijsturen omdat ze simpelweg niet weten wat er speelt.
- Finance is meer tijd kwijt aan uitleggen dan aan vooruitkijken.
Hoe werk je efficiënter? Dashboards, budgetcontroles en automatische rapportages per afdeling. Daarmee zie je in één oogopslag waar je staat, wat er openstaat, en waar je moet bijsturen. Zodat de financiële controle weer écht iets oplevert. Wil je meer weten over dashboards en rapportages? Bekijk dan onze demo.
Hoe krijg je grip op je inkoopproces?
Herken je deze struggles? Dan weet je hoe frustrerend het kan zijn als je geen grip hebt op je processen. Met een centraal systeem, realtime inzicht en gestandaardiseerde werkwijzen win je niet alleen overzicht, maar ook rust en vertrouwen binnen je organisatie.
Meer weten over hoe wij organisaties helpen met overzicht én controle? Laten we het daar eens over hebben.
Let's get in touch!
Meer weten over Anchr's inkoopsoftware?
Neem dan even contact op en we horen elkaar snel!