Daily struggles in finance & inkoop (part 3) - bestelling is geleverd, maar door wie in ontvangst genomen?
Struggle 1: Waar zijn die spullen van de bestelling gebleven?
"We hebben spullen besteld… maar niemand weet van wie en wanneer."
Het ontbreekt vaak aan een duidelijke koppeling tussen bestellingen en leveringen. Zonder ontvangstregistratie is het onmogelijk om te weten wat er precies binnenkomt, wanneer en voor wie.
Wat gebeurt er dan?
- Pakketten die blijven liggen of zoekraken.
- Dubbele bestellingen omdat niemand weet wat er al is geleverd.
- Vertragingen in projecten door ontbrekende materialen.
Hoe kan het beter? wWerk met duidelijke inkooporders en ontvangstregistratie. Met een gestroomlijnd inkoopproces waarin elke bestelling wordt gekoppeld aan een inkooporder en ontvangstregistratie, weet je precies wat er binnenkomt en wanneer. Automatische notificaties zorgen ervoor dat de juiste personen op de hoogte zijn van leveringen, waardoor je grip houdt op je goederenstroom.
Struggle 2: De factuur is er al, maar de rest blijft achter
"We hebben een factuur, maar geen order of ontvangstbewijs…"
Een veelvoorkomend probleem: de factuur is er al, maar niemand weet of de bestelling daadwerkelijk is ontvangen. Zonder een 3-way match tussen order, ontvangst en factuur ontstaat er verwarring en vertraging.
Gevolgen?
- Vertraging in betalingen.
- Boze leveranciers die wachten op hun geld.
- Extra werk voor finance om alles handmatig te controleren.
Hoe los je dit op? Automatiseer de 3-way match. Door het matchingsproces te automatiseren, controleert de software of de order, ontvangst en factuur overeenkomen voordat er wordt goedgekeurd voor betaling. Dit voorkomt fouten, versnelt het betalingsproces en zorgt voor tevreden leveranciers.
Hoe krijg je grip op je inkoopproces?
Een efficiënt inkoopproces stopt niet bij het klikken op ‘bestellen’. Het echte werk begint pas daarna. Want wat heb je aan een order als niemand weet of de spullen zijn binnengekomen? Of aan een factuur die blijft liggen omdat de goedkeurder op vakantie is?
Zodra levering, ontvangst en betaling niet op elkaar aansluiten, ontstaan er frustraties. Pakketten blijven liggen, facturen raken zoek, en leveranciers beginnen te bellen. Misschien herken je het wel: je bent als finance-medewerker een halve dag kwijt met het uitpluizen of iets überhaupt geleverd is – laat staan door wie.
Door die stappen slim te automatiseren, voorkom je die rompslomp. Je ziet direct wat er besteld is, of het is ontvangen én of de factuur klopt. Geen eindeloze mailwisselingen meer, geen achterstallige betalingen, geen verrassingen. Gewoon overzicht, snelheid en controle. Dat is hoe inkoop hoort te werken. Geen handwerk, geen giswerk – maar grip op de hele keten.
Let's get in touch!
Meer weten over Anchr's inkoopsoftware?
Neem dan even contact op en we horen elkaar snel!