Guided buying
Tijdens het NEVI Procurement Day 2025 verzorgde Qobee de sessie “Guided buying – Zo maak je inkoopbeleid werkend”, waarin we ingingen op een probleem dat veel organisaties herkennen: inkoopbeleid dat op papier goed staat, maar in de praktijk niet wordt nageleefd. In veel organisaties zien we een grote kloof tussen beleid en praktijk. Maverick buying – medewerkers die buiten het formele inkoopproces om producten of diensten bestellen – komt vaker voor dan we denken. Niet uit onwil, maar omdat het formele proces vaak als omslachtig wordt ervaren. Tijdens de sessie vroegen we aan het publiek: hoeveel maverick buying komt er bij jullie voor? De meerderheid schatte tussen de 10 en 20%. Terwijl we in de praktijk juist hogere percentages zien.
Guided buying is geen extra tool of een tijdelijk project, maar een ontwerpkader dat gedrag, beleid en technologie met elkaar verbindt. Door processen slim in te richten, maken we het gebruikers makkelijker om compliant én efficiënt te werken. Gedrag volgt ontwerp – ontwerp dus bewust.
We bespraken drie bouwstenen voor succesvol Guided Buying:
Veel inkoopbeleid blijft hangen op abstract niveau. Met guided buying vertaal je beleid naar concrete gedragskeuzes, helder en eenvoudig gepresenteerd op het juiste moment in het proces. Denk aan slimme defaults, duidelijke taal en visuele ondersteuning. Het doel: zorgen dat medewerkers moeiteloos het juiste doen, zonder dat het als “regels volgen” voelt.
Technologie moet gedrag ondersteunen, niet frustreren. Guided buying maakt gebruik van intuïtieve interfaces, filters op basis van context (zoals productcategorie of locatie), en real-time feedback. Denk aan suggesties voor voorkeursleveranciers, zichtbare budgetgrenzen en automatische controles. Zo voorkom je foutieve bestellingen en verhoog je compliance zonder extra druk.
Inkoopbeleid is geen statisch document – het moet meebewegen met de organisatie. Guided buying veronderstelt een constante terugkoppeling met gebruikers: waar lopen ze tegenaan, wat kan eenvoudiger, wat werkt niet? Die feedback gebruik je om processen te verbeteren en draagvlak te vergroten. Zo creëer je eigenaarschap én effectiviteit.
Praktijkvoorbeeld
We deelden ook een case van een middelgrote organisatie waar we guided buying succesvol implementeerden. Na zes maanden steeg de contractnaleving van 60% naar 90%, en daalden de doorlooptijden met 30%. Dankzij duidelijke keuzemenu’s, slimme standaardinstellingen en ruimte voor lokale voorkeuren werd beleid niet langer als beperking gezien, maar als ondersteuning.
Guided buying laat zien dat compliance en gebruiksgemak hand in hand kunnen gaan. Door het inkoopbeleid te ontwerpen vanuit gedrag, creëer je processen die niet alleen controle bieden, maar ook vertrouwen en gemak.
Wil je meer weten over hoe Qobee jouw organisatie kan helpen om inkoopbeleid écht werkend te maken?
