Daily struggles in finance & inkoop (part 4) - Papieren facturen en vakantiegangers

Het is eind van de maand. De betaling moet vandaag nog de deur uit. Maar de enige persoon die mag goedkeuren? Die ligt op het strand in Spanje. Zonder vervanging, zonder melding. En jij? Jij kunt niets doen.

12 augustus 2025

Struggle 1: Vertraging in het goedkeuringsproces

"Deadline voor betaling, maar de goedkeurder is op vakantie."

Het hele betalingsproces hangt vaak af van één persoon. Als die er niet is – door vakantie, ziekte of simpelweg drukte – blijft alles liggen. Geen goedkeuring betekent geen betaling van facturen. En dat leidt tot:

Financiële boetes en rente - Te laat betalen kost direct extra geld.
Vertraging in leveringen of projecten - Leveranciers leveren pas weer na betaling.
Verlies van onderhandelingspositie - Te laat betalen schaadt je betrouwbaarheid als klant

Hoe los je dit op? Slimme workflows met automatische vervanging. Met slimme workflowregels stel je in wie vervangt bij afwezigheid. Je zorgt ervoor dat facturen automatisch worden doorgezet of dat reminders tijdig worden verstuurd. Zo blijft het proces altijd draaien – ook als iemand op vakantie is.

Daily struggles in finance & inkoop (part 3) - bestelling is geleverd, maar door wie in ontvangst genomen2

Struggle 2: Een traag en foutgevoelig factuurproces

"Waarom moeten we nog steeds papieren facturen verwerken?"

Het klinkt ouderwets, en dat is het ook. Maar organisaties ontvangen nog steeds facturen per post of als losse PDF. Dat betekent handmatig overnemen, scannen, controleren… En hopen dat het goed gaat.

Gevolg?

Hoge foutkans – Handmatig overtypen en scannen leidt snel tot fouten.
Trage verwerking – Elke stap kost onnodig veel tijd.
Geen overzicht – Moeilijk om te zien wat er nog openstaat of urgent is.

Oplossing: zet nu de stap naar e-facturatie Start met e-facturatie via XML, scan & herken of automatische integratie. Digitaliseer het hele proces en verklein de foutmarge drastisch. Zo houd je grip op je cashflow én ben je klaar voor de toekomst.

Van bottleneck naar doorstroming

Zonder digitale processen blijf je hangen in vertragingen en handwerk. Met Qobee stroomlijn je je workflows, zorg je voor automatische vervanging en neem je afscheid van papieren facturen. Zodat goedkeuringen nooit meer vertragen en je betalingen op tijd zijn – ook als de zon schijnt.

Lees meer over Qobee