Goedhart digitaliseert verwerking inkomende facturen en bespaart tijd en kosten

Goedhart verwerkte de inkomende facturen van haar leveranciers vroeger manueel: facturen kwamen digitaal binnen, werden afgedrukt, manueel geboekt en voorzien van een stempel, ingescand en vervolgens ter goedkeuring aangeboden. Goedhart wilde dit proces digitaliseren en efficiënter maken. ‘We wilden alle manuele handelingen uitfaseren en ervoor zorgen dat facturen digitaal binnenkomen en automatisch verwerkt worden’, zo vertelt Raymond Datema, Hoofd Bouwmarktadministratie bij Goedhart. ‘Anchr, al jaren onze vertrouwde softwareleverancier van onze financiële software en onze POS en winkelsystemen, reikte de ideale oplossing aan’, zo vult Marco Van Driel, Financieel directeur bij Goedhart, aan.  

‘Dankzij ons strategisch partnership met Factuurportal, waren we in staat om Goedhart een passende oplossing aan te bieden, zo vertel Michel Petrusma, Sales Directeur Nederland bij Anchr. ‘We integreerden Qobee, de bestaande financiële software van Goedhart, met het digitale factuurverwerkingsplatform van Factuurportal’. Dankzij de verschillende modules en functionaliteiten van Qobee kunnen de elektronisch aangeleverde facturen vlot geboekt en digitaal goedgekeurd worden. Factuurportal werd op haar beurt geïntegreerd voor het digitaal aanleveren van de facturen’. Beide systemen werken vandaag uitstekend samen.   

‘Door de koppeling van Factuurportal aan de bestaande financiële software, zorgt Goedhart ervoor dat facturen digitaal aangeleverd worden’, zo vertelt Rob Klaver, directeur bij Factuurportal. ‘Dit maakt dat het aantal benodigde manuele handelingen bij de verwerking van de facturen geminimaliseerd wordt’. Raymond Datema ziet tal van voordelen: ‘Facturen worden nu sneller en efficiënter verwerkt. Hierdoor worden leveranciers tijdig betaald en hebben we altijd een goed zicht op onze cashflow omdat we een duidelijk zicht hebben op de openstaande facturen en de betalingsverplichtingen’. Bovendien wordt de kans op menselijke fouten en vergissingen verkleind’, zo vult Marco Van Driel aan. ‘Ook de interne beheersing is hierdoor verbeterd. Door het delen van digitale documenten en real-time inzicht in het goedkeuringsproces hebben we geen last meer van rondzwervende papieren facturen en kunnen we effectiever communiceren en samenwerken. En door het proces te stroomlijnen hebben we de administratieve kosten kunnen verlagen’.   

Goedhart is franchisenemer van Intergamma, een toonaangevend retailbedrijf in de doe-het-zelfsector in Nederland en België. Intergamma is eigenaar van de bekende bouwmarktformules Gamma en Karwei. Het is franchisegever aan bijna 400 bouwmarkten in Nederland en België. Goedhart, één van de grootste franchisenemers van Intergamma, exploiteert zeventien bouwmarkten van Gamma en Karwei en voorziet dagelijks in de levering van een breed scala aan bouwmaterialen. Bovendien is het met Bouwcenter Goedhart nog steeds actief in de bouwmaterialengroothandel.   

Qobee is de slimme softwareoplossing van Anchr die organisaties helpt om hun inkoop- en financiële processen te stroomlijnen. Van bestelaanvraag tot betaling, Qobee automatiseert en verbindt elke stap in het proces voor maximale controle en efficiëntie.

 In de financiële module kunnen essentiële boekhoudprocessen maximaal geautomatiseerd worden. Verder zorgt Qobee ervoor dat de data uit jouw boekhouding in analytische rapporten en dashboards helder gevisualiseerd wordt. Ook is contractbeheer mogelijk, automatische factuurherkenning, e-facturatie, enzovoort.

‘Het onmiskenbare voordeel is ook dat Qobee perfect geïntegreerd kan worden met andere tools. Zoals we in dit geval gedaan hebben met Factuurportal’, zo licht Michel Petrusma toe. ‘Als gebruiker betekent dit tijdswinst door automatisatie, real-time financiële inzichten op basis van de gegenereerde rapporten, kostenbesparingen dankzij de centralisatie van inkoopprocessen.