Van maatwerk naar standaard
Zo’n 60% van het oorspronkelijke maatwerk is vervangen door standaard Qobee-functionaliteit.
De Bijenkorf × Qobee - naar een toekomstvast SaaS‑ritme
De Bijenkorf × Qobee - naar een toekomstvast SaaS‑ritme
Toen de Bijenkorf ons vroeg om mee te denken over de volgende stap voor hun financiële processen, voelde het vertrouwd. Al sinds eind jaren ’80 draait het premium warenhuis op Anchr‑software voor ERP, finance en winkelprocessen. Door jaren van groei was er een volwassen, deels op maat ingerichte omgeving ontstaan. De nieuwe ambitie: dezelfde kwaliteit behouden, maar met de wendbaarheid en voorspelbaarheid van SaaS.
de Bijenkorf staat voor premium beleving. Die belofte wil je ook in de backoffice waarmaken: stabiele processen, duidelijke workflows en geen verrassingen in de maandafsluiting. De kernvraag: kunnen we gecontroleerd overstappen naar een modern SaaS‑platform, met minder afhankelijkheden en lagere beheerkosten — zónder aan functionaliteit of grip in te leveren?
Samen de puzzel opnieuw leggen
Qobee digitaliseert en automatiseert de volledige inkoop- en financiële cyclus, van aanvraag tot betaling. Het platform brengt finance en procurement samen in één oplossing, zodat organisaties meer grip krijgen op hun processen en uitgaven.
We begonnen niet met bouwen, maar met snoeien. Samen met het projectteam van Finance en IT is de bestaande impactanalyse opnieuw doorgenomen. Waar eerder ‘gaps’ stonden, durfden we te schrappen: wat kan standaard in Qobee, en wat borgen we via koppelingen?
Die aanpak wierp vruchten af. Ongeveer 60% van de eerdere maatwerkfunctionaliteit kon plaatsmaken voor standaard Qobee. De projectenadministratie — voorheen volledig maatwerk — werd nu standaard ingericht. De recurrente kosten daalden en het beheer werd overzichtelijker.
Sprints, discipline en betrokken gebruikers
In ongeveer een jaar tijd werkten we in korte sprints naar een helder afgebakende scope. Koppelingen en de nieuwe projectenmodule zijn in co-creatie ontworpen. Vanaf april zijn opleidingen gestart (twee dagen per week), vanaf mei verschoof de focus volledig naar testen. In totaal zijn 22 key‑users opgeleid en actief betrokken, wat zorgde voor draagvlak en kwaliteitsborging. Driewekelijkse projectoverleggen hielden de voortgang strak in beeld en richting livegang is een extra release‑moment ingepland. In juli ging Qobee live; in de liveweek waren consultants on‑site en daarna was er dagelijks een spreekuur voor snelle afstemming.
Samenwerking in de praktijk
De samenwerking kenmerkte zich door korte lijnen, transparante besluitvorming en een nuchtere, oplossingsgerichte houding. Domeinkennis aan beide kanten versnelde de inrichting en beperkte ruis in de oplevering. Niet alles kwam tegelijk gereed, en performance‑aandachtspunten werden na live aangescherpt — leerpunten die we bewust hebben meegenomen in de nazorg en toekomstige trajecten.
Wat er nu staat
De Bijenkorf draait op Qobee voor Finance, geïntegreerd met VIRGO, de maatwerk Oracle ERP oplossing. Beoordelingsworkflows, matching, onkostennota’s en factuurstromen lopen via gestandaardiseerde processen. De organisatie betaalt minder aan terugkerende kosten, is minder afhankelijk van maatwerk, en kan via periodieke SaaS‑releases van Qobee in kleine, gecontroleerde stappen blijven verbeteren.
“De nauwe samenwerking, het kennisniveau en de duidelijke scope maakten de livegang opmerkelijk vlot. We zijn blij met de standaardisatie — zonder dat we grip verloren."
De belofte voor morgen
Met Qobee als SaaS‑platform groeit de Bijenkorf automatisch mee met nieuwe releases. Geen grote ‘big bang’‑projecten meer, maar continu verbeteren op een stabiele basis. Dat past bij een organisatie die premium wil blijven — voor de klant in de winkel én voor de collega’s achter de schermen.
Praktische highlights
Standaard projectadministratie
De volledige projectenadministratie is succesvol omgezet van maatwerk naar een standaard Qobee-inrichting.
Daling van recurrente kosten
Door standaardisatie en minder maatwerk zijn de recurrente kosten structureel gedaald.
Gebruikers actief betrokken
22 key-users zijn opgeleid en intensief betrokken bij testen, wat zorgde voor draagvlak en kwaliteit.
Strak gepland, soepel live
In ~12 maanden afgerond, met een livegang in juli — binnen planning, scope én budget.
Met Qobee heeft de Bijenkorf een toekomstvaste basis gelegd voor haar financiële processen — wendbaar, schaalbaar en beheersbaar. Door samen scherp te kiezen voor standaardisatie, en maatwerk waar het waarde toevoegt, is een solide SaaS-omgeving ontstaan die meegroeit met de organisatie. Het resultaat is niet alleen een succesvolle livegang, maar ook een fundament voor continu verbeteren
Meer weten over deze aanpak of wat Qobee voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op.
Let's get in touch!
Meer weten over Qobee?
Neem dan even contact op en we horen elkaar snel!