Je hebt een bestelling nodig binnen je organisatie – een laptop, kantoorartikelen, of misschien een grotere bulk aan medische hulpmiddelen. Hoe zorg je ervoor dat dit soepel verloopt, zonder dat er boekhoudkundige fouten worden gemaakt, facturen zoekraken, ontvangsten onvolledig worden geregistreerd of leveranciers onnodig lang wachten op hun betaling? 

Het antwoord ligt in een goed ingericht Purchase to Pay proces; van de aanvraag tot de betaling. Geen losse e-mails, handmatige Excel-sheets of onnodige correcties meer, maar een helder, digitaal proces waar je organisatie op kan vertrouwen. Het resultaat? Minder fouten, minder vertraging, en een efficiënte samenwerking tussen afdelingen. 

Hieronder nemen we je mee door de zeven stappen van dit proces en laten we zien hoe een slimme inrichting én digitalisering het verschil maken. 

De inkoopafdeling krijgt de aanvraag binnen en kan eenvoudig controleren of het verzoek voldoet aan interne richtlijnen. Ze beoordelen zaken als prijs, leverancier, contractvoorwaarden en dimensie. Dit gebeurt allemaal binnen het systeem, dat relevante informatie zoals prijzen en leveranciersafspraken meteen inzichtelijk maakt. Ook wordt de bestelaanvraag automatisch getoetst aan het beschikbare budget.

In de praktijk: De inkoopmanager merkt dat de gevraagde laptops in bulk voordeliger zijn bij een andere leverancier. Met een paar klikken wijst hij de goedkopere optie toe, wat direct kosten bespaart. Door de goedkopere optie kan het zijn dat de inkooporder ter beoordeling wordt aangeboden aan de gekoppelde budgethouder. 

Stap 3: Magazijn 

Wanneer de bestelaanvraag is ingediend, wordt er direct getoetst of de artikelen al voorradig zijn, of dat er een nieuwe bestelling moet worden geplaatst bij een leverancier voor het aanvullen van de voorraad. Vervolgens worden de artikelen welke wel op voorraad zijn verzameld en op de afgesproken dag geleverd bij de bestellende afdeling. Bij elke voorraadbeweging (oa. Levering, aanvullen, correctie, retour, verhuizen, herwaarderen) vinden er boekhoudkundige verwerkingen plaats richting de boekhouding.

In de praktijk: Anna heeft voor haar afdeling 10 doosjes thee besteld uit de voorraad. Drie keer per week levert het magazijn de bestellingen aan de afdeling waar Anna werkt. De magazijnmedewerkers verzamelen de orders en merken dat er geen 10 doosjes thee meer op voorraad zijn, maar slechts 8. Het magazijn plaatst daarom een bestelling bij de leverancier om de voorraad thee aan te vullen. Bij de eerstvolgende levering op de afdeling komen er 8 doosjes binnen, maar de overige 2 doosjes staan in nabestelling. Zodra de leverancier de voorraad weer heeft aangevuld, worden de laatste 2 doosjes thee alsnog geleverd.

“Een fout in de facturatie lijkt klein, maar kan enorme financiële gevolgen hebben,” vertelt Erik, Product Owner van Purchase to Pay. “Het systeem vergelijkt automatisch de bestelbon, leverbon en factuur, wat fouten zoals te hoge facturen of dubbele betalingen voorkomt. Ik herinner me een ziekenhuis dat een factuur ontving voor een dubbele hoeveelheid hulpmiddelen. Dankzij 3-way matching werd dit direct opgemerkt en gecorrigeerd. Zonder deze stap hadden ze veel te veel betaald.” 

“Met PEPPOL sturen leveranciers hun facturen digitaal in een gestandaardiseerd formaat. Dat betekent dat de facturen direct en foutloos in ons systeem komen. De combinatie van PEPPOL en 3-way matching zorgt ervoor dat organisaties niet alleen sneller, maar ook veiliger werken. Alles wordt geautomatiseerd gecontroleerd, en als er iets niet klopt, geeft het systeem direct een waarschuwing.” 

Hij benadrukt: “Dit voorkomt niet alleen financiële fouten, maar versterkt ook de samenwerking tussen inkoop, finance en leveranciers. Leveranciers waarderen de gestroomlijnde verwerking via PEPPOL, en inkoop en finance kunnen erop vertrouwen dat alleen juiste facturen worden betaald. Het geeft rust én zorgt voor een professionele uitstraling naar je leveranciers.”

Wil je alles weten over PEPPOL. Bruno, product manager bij Anchr, praat je bij in een korte video. 

Wil je weten hoe jouw organisatie het aankoopproces kan automatiseren en optimaliseren? Neem contact met onze experts op voor meer informatie of om gewoon even te sparren.